Fatura Nedir,  Satılan mal veya yapılan hizmet karşılığında müşterinin borçlandığı tutarı göstermek üzere malı satan ( Satıcı ) veya işi yapan tarafından müşteriye ( Alıcı ) verilen ticari bir belgedir. Muhasebede yapılan her kaydın mutlaka doğruluğunu ispat eden bir belgeye dayanması zorunludur. Aksi halde, kaydın ve dolayısıyla defterlerin hangi ilişki veya işlemi belirlediğini anlamak olanaksızdır.

 

TTK'nun 70. Maddesinin altıncı şartında defterlere işlemler kaydolunurken " Her kaydın dayandığı belgelerin türü ve varsa tarih ve numaralarının yazılması şarttır " hükmü yer almaktadır.

 

Vergi Usul Kanunu, vergi hukuku yönünden delil niteliği taşıyacak belgeleri özellikleri ile belirtmiştir. Ayrıca aynı kanunun 227. Maddesi, bu kanunda aksine bir hüküm olmadıkça, bu kanuna göre tutulan ve üçüncü kişilerle olan ilişki ve işlemlere ait olan kayıtların belgelendirilmesini zorunlu kılmıştır.

 

Vergi Usul Kanunun Yukarıda belirtilen 227. Maddesi ayrıca, sadece defter tutmak zorunda olan değil defter tutmak zorunda olmayan mükelleflerinde vergi matrahlarının saptanmasıyla ilgili giderlerini belgelendirmeleri zorunluluğu getirilmiştir. Aynı maddede, kullanma mecburiyeti olan belgelerin öngörülen zorunlu bilgileri taşımaması halinde bu belgelerin Vergi Usul Kanunu bakımından hiç düzenlenmemiş sayılacak hükmünün bulunması belgelere verilen önemi vurgulamaktadır.

 

Belge teminine olanak olmayan giderler ile Vergi Usul Kanunu'na göre götürü olarak tespit edilen giderler için belge aranmaz.

 

Muhasebenin Temel Kavramlarından, Tarafsızlık ve Belgelendirme Kavramına göre, Muhasebe kayıtlarının gerçek durumu yansıtılan ve usulune uygun olarak düzenlenmiş objektif belgelere dayandırılması gerekir. yani her bir ticari faaliyetin bir belgeye dayandırılması muhasebenin temel kabul görmüş bir kavramıdır.

 

Faturada Bulunması Gereken Bilgiler :

 

  1) Faturanın düzenlenme tarihi seri ve sıra numarası

  2) Faturayı düzenleyenin adı, ticaret ünvanı, iş adresi, bağlı bulunduğu versi dairesi ve hesap numarası

  3) Müşterinin adı, ticaret ünvanı, adresi, varsa vergi dairesi ve hesap numarası

  4) Malın veya işin nevi miktarı fiyatı ve tutarı

  5) Satılan Malların, teslim tarihi ve irsaliye numarası

  6) Faturayı düzenleyen firmanın ticaret sicil numarası, sermaye tutarı ve mersis numarası

  7) Faturalar sıra numarası dahilinde düzenlenir.

  8) Mürekkepli kalemle, daktilo veya bilgisayar ortamında doldurulur.

  9) Satılan malların teslim tarihi varsa irsaliye numarası

10) Kaşe ve İmza

11) Faturanın baş tarafına iş sahibinin veya vekilinin imzası bulunur.

 

Faturanın Düzenlenmesinde Dikkat Edilecek Konular :

 

1) Malın Teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en fazla 7 gün içinde en az bir asıl ve bir örnek olarak düzenlenmesi gerekir. ( İrsaliyeli faturalarda bir asıl ve 4 örnek olarak düzenlenmesi gerekir, bir asıl ve 2 alt süreti müşteriye verilmesi gerekir. ), Bu sürede düzenlenmeyen faturalar hiç düzenlenmemiş sayılırlar.

2)Faturalar Türkçe olarak düzenlenmek zorundadır.

3) Fatura bedeli karşılığında yapılan her türlü ödeme için makbuz alınmalıdır.

4) Makbuz alınmadıkça fatura ödenmiş sayılmaz.

5) Faturanın ödenmiş sayılabilmesi için tahsil edilen para karşılığı verilen ve karşı tarafın parayı yatırdığına dair ispat edici bir belgeye ihtiyaç vardır.

6) Ödeme Peşin Olarak Alınmışsa, İki Nüsha olarak Tahsilat Makbuzu kesinlikle düzenlenmek zorundadır, aslı müşteriye örneği firmada kalmalıdır.

7) İşletme kaşesinin faturaya basılarak imzalanması o faturanın kapalı yada açık olduğu anlamına gelmez.

Kapalı Fatura : İşletmenin Peşin satışlarında Kaşe ve imza faturanın ortasına vurulup imzalanması karşılığında tahsilat makbuzu düzenlenmesi işlemine denir.

Açık Fatura : İşletmenin veresiye satışlarında kaşe ve imza faturanın üst kısmına vurulup imzalanması ( Genellikle Satıcı firmalar fatura üzerine işletmenin kalan cari bakiye tutarınıda yazarlar ) işlemine denir.

8) Gelir vergisi Kanununa göre 5 yıl, Türk Ticaret Kanununa göre 10 Yıl Saklanmak zorundadırlar.

 

Fatura Yerine Geçen Belgeler : Fatura düzenlenmesinin zorunlu olmadığı bir kısım alım satım ve hizmet işlerinde mükellef kayıtlarını fatura yerine geçen belgelerle düzenlemek zorundadırlar.

 

Perakende Satış Belgeleri : Birinci ve ikinci sınıf tüccarlarla defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçilerin fatura vermek mecburiyetinde olmadıkları satışları ve yaptıkları işlerin bedelleri için aşağıdaki belgelerin herhangi birini kullanabilirler.

 

1) Perakende Satış Fişi

2) Yazar Kasa Fişi

3) Giriş ve yolcu taşıma biletleri

 

İki nüsha düzenlenerek bir nüshasının müşteriye verildiği bu belgelerde, işletme veya mükellefin adı, vergi dairesi ve numaraları, düzenlenme tarihi, seri numarası ve alınan paranın miktarı olmalıdır. ( Yazar Kasa Fişinde Müşteri Adı Soyadı vergi dairesi ve numarası yer almaz sadece Yazar Kasa fişini kesen satıcı bilgileri yer alır )

 

Gider Pusulası : Birinci ve ikinci sınıf tüccarlarla defter tutmak zorunda olan serbest meslek sahiplerinin ve çiftçilerin,

1) Kazançları götürü olarak tespit olunan tüccara ve serbest meslek sahiplerine

2) Vergiden muaf esnafa

yaptıkları işler veya onlardan satın aldıkları mal için tanzim edip, yukarıda adı geçen mükelleflere imza ettirdikleri fatura hükmünde bir belgedir.

 

iki nüsha düzenlenerek bir nüshasının işi yapana veya malı satana verilen gider pusulası, işin mahiyetini, malın cinsi, miktarı ve bedelini, iş ücretini, işi yaptıran ile yapanın veya malı satın alan ile satanın adı soyadı ve adreslerini kapsar.

 

Müstahsil Makbuzu : Birinci ve ikinci sınıf tüccarlar ile defter tutmak zorunda olan çiftçiler götürü usule tabi veya vergiden muaf çiftçilerden satın aldıkları malların bedelini ödediklerinde iki nüsha olarak bu belgeyi düzenlemek zorundadırlar. Nüshalardan birini imzalayarak satıcı çiftçiye vermeye ve diğerini ona imzalatarak saklamaya mecburdurlar.

 

Müstahsil makbuzunun tüccar veya alıcı çiftçi nezdinde kalan nüshası fatura yerine geçer.

 

Serbest Meslek Makbuzları : Serbest Meslek sahibinin mesleki faaliyetlerine ilişkin her türlü tahsilatı için iki nüsha serbest meslek makbuzu düzenlemek ve bir nüshasını müşteriye vermek, müşteri de bu makbuzu istemek ve almak mecburiyetindedir.

 

Taşıma ve Sevk İrsaliyesi : Ücret Karşılığında eşya taşıyan gerçek ve tüzel kişilerin takibi ve denetlenmesi ile ilgili olan taşıma irsaliyesi üc nüsha düzenlenerek bir örneği eşya taşıttırana, bir örnek malı taşıyan araçta ve bir örnekte taşımayı yapan tarafından saklanır.

 

Fiyat ve bedel şartı dışında faturanın sahip olduğu unsurları kapsayan sevk irsaliyesi fatura bulunsun veya bulunmasın mal hareketleri için zorunludur. Üç nüsha olarak düzenlenen irsaliyenin iki nüshasının taşıtta bulunması zorunludur.

 

Ücret Bordrosu : İşverenlerce çalıştıkdıkları personel ve işçilere ödedikleri ücretleri gösteren aylık olarak düzenlenmesi yasal bir zorunluluk olan belgelerdir.

 

Yolcu ve Günlük Müşteri Listeleri : Şehirlerarası yolcu taşımalarında yolcu taşıma bileti kesmek zorunda olanlar taşıtların her seferi için birbirini takip eden seri ve sıra numaralı ve oturma yerlerini planlı şekilde gösteren üç nüsha yolcu listesi düzenlerler. Bu listenin iki nüshası yolculuğun sonuna kadar taşıtta, diğeri ise iş yerinde bulunur. Otel, motel ve pansiyon gibi yerler, oda, bölüm ve yatak planlarına uygun olarak birbirini takip eden seri ve sıra numaralı günlük müşteri listeleri düzenlemek ve iş yerinde bulundurmak zorundadırlar.

 

Dekontlar : Genellikle bankalar tarafından kullanılan işletmelerin bankadaki cari hesaplarındaki değişiklikleri bildiren bu belge ikiye ayrılır.

 

1) Borç Dekontu : İşletmenin bankadaki hesabında herhangi bir nedenle meydana gelen azalış banka tarafından işletmenin hesabına borç kaydedilir. Bankanın bu değişiklikle ilgili olarak işletmeye gönderdiği dekonttur.

2) Alacak Dekontu : İşletmenin bankadaki hesabında herhangi bir nedenle meydana gelen artış banka tarafından işletmenin hesabına alacak kaydedilir. Bankanın bu değişiklikle ilgili olarak işletmeye gönderdiği dekonttur.